Estrategia para la implantación de la Plataforma Cubana de Gestión Documental y Archivística en el Sistema Nacional de Archivos

Abstract

En la actualidad la información constituye uno de los pilares más importantes de las organizaciones, mantenerla ordenada y accesible es una necesidad. La ciencia archivística contempla el tratamiento documental a lo largo del ciclo de vida de los documentos; siendo capaz de integrarse con las nuevas tecnologías, para dar paso a los sistemas de gestión documental y archivística. En Cuba, el estado de la archivística debe seguir mejorando, ya que existen instituciones donde sus procesos agrupan un gran cúmulo de información y no tienen implementado un programa o sistema documental. El Archivo Nacional de la República de Cuba es el encargado de regular los decretos y disposiciones. Esta institución trabaja por revertir esta situación aun cuando se conoce que es un proceso largo y que lleva la implicación de todos para poder lograrse. Un ejemplo de los pasos que se ha dado para tal fin es la Plataforma Cubana de Gestión Documental y Archivística, creada en conjunto con la Universidad de las Ciencias Informáticas. Actualmente este sistema se implantará en las entidades que conforman el Sistema Nacional de Archivos. Este trabajo propone una estrategia que guiará la implantación y con la que se pretende alcanzar una homogeneidad durante el desarrollo del proceso en cada una de las entidades implicadas. Dicha estrategia está compuesta por 5 fases, cada una posee las acciones a seguir, así como el objetivo a cumplir.

Currently, information is one of the most important pillars of organizations, keeping it organized and accessible is a necessity. The archival science contemplates the documentary treatment throughout the life cycle of the documents; being able to integrate with new technologies, to make way for the documentary and archival management systems. In Cuba, the state of archiving must continue to improve, since there are institutions where their processes group a large amount of information and have not implemented a program or documentary system. The National Archive of the Republic of Cuba is in charge of regulating the decrees and dispositions. This institution works to reverse this situation even when it is known that it is a long process and that it implies the involvement of all in order to be achieved. An example of the steps that have been taken for this purpose is the Cuban Documentary and Archival Management Platform, created in conjunction with the University of Computer Sciences. Currently, this system will be implemented in the entities that make up the National Archives System. This work proposes a strategy that will guide the implementation and with which it is intended to achieve a homogeneity during the development of the process in each of the entities involved. This strategy is composed of 5 phases, each one has the actions to follow, as well as the objective to be met.